意思決定のログを残すと、会議が短くなる

半年前に決めたはずのことが、また議題に上がる。しかも、前回と同じ論点で同じ時間を使う。これは記憶力の問題ではなく、決めたときの前提が残っていないことによるものです。

議事録はあります。ただし議事録に残っているのは「何を話したか」であって、「何を、どんな前提で決めたか」ではありません。

1件5行で足りる

1行目決めたこと

一文で「◯◯を、◯月から開始する」

2行目決めた人

責任の所在合議でも、最終判断者を1名書く

3行目前提

再検討の起点「◯◯が続く見込みであること」

4行目見送った案

蒸し返しの防止なぜ選ばなかったかを一行

5行目見直す条件

有効期限「◯◯が変わったら再検討」

会議の最後の5分で書き切ります。あとで清書しようとすると残りません。

重要なのは3行目と5行目です。前提が書いてあると、再検討のときに前提が変わったのかどうかだけを確かめれば済みます。前提が変わっていなければ、議論は不要です。

「見直す条件」を書く効果

決定に有効期限や見直し条件がついていると、蒸し返しが提案として扱われるようになります。

• 条件なし … 「あの件、やっぱり違うのでは」→ 感情的な議論になりやすい
• 条件あり … 「見直し条件の◯◯に触れたので再検討したい」→ 事実の確認から始まる

同じ内容でも、始まり方が変わります。

書く担当を決める

全員で書こうとすると、誰も書きません。会議のたびに1人を決め、その場の最後の5分で書き切ります。あとで清書しようとすると、たいてい残りません。

検索できる場所に置く

置き場所は、全員が普段使っているツールの中にします。専用のシステムを用意すると、見に行かれなくなります。1年後に「あの件の判断」を探せることが、この記録の唯一の目的です。