従業員数十名の中小企業が生産性を上げるために最初にすべきこと

従業員数十名の中小企業で、売上は伸びているのに利益率が頭打ちになっていませんか。限られた人手で成果を増やすには、1時間あたりの稼ぎを測る「人時生産性」から着手するのが近道です。人時生産性とは、粗利益を総労働時間で割った指標で、少ない人数でも「投下した時間が利益に変わっているか」を可視化できます。

大企業のように専任の分析チームがなくても、月次の粗利と勤怠データさえあればExcelで追えます。情報システム部門を持たない会社でも、今ある数字を組み替えるだけで現状を把握でき、どこに手を打てば効率が上がるかが見えてきます。この記事では、人時生産性の考え方から実務的な測定手順、中小企業が無理なく続けられる改善の進め方までを整理します。

こんな方にオススメ

• ●売上は伸びているのに利益率が上がらず、原因をつかみたい経営者・役員
• ●生産性を上げたいが、何をどう測ればいいか分からない従業員数十名規模の会社
• ●情報システム部門がなく、既存のExcelや勤怠データで改善を始めたい方

この記事を読むと…

• ●人時生産性の意味と、労働生産性・売上高生産性との違いが分かる
• ●Excelレベルで月次に人時生産性を計算・測定する手順が分かる
• ●中小企業が今日から取り組める3つの改善アプローチが分かる

なぜ従業員数十名の中小企業こそ人時生産性を意識すべきか

従業員数十名規模の会社では、一人ひとりの働き方が利益率へ直結します。人数が少ないぶん、誰がどの仕事に何時間使ったかが数字に表れやすく、改善の効果も早く見えます。人時生産性を意識することは、限られた人手で利益を伸ばす出発点になります。

売上が伸びても利益率が頭打ちになる理由

売上が伸びても利益率が止まる原因の多くは、売上の増加に労働時間の増加が追いついてしまうことにあります。受注が増えれば業務量も増え、残業や人員追加でコストが膨らみ、粗利の伸び以上に時間が膨らむと効率は低下する傾向にあります。

この状態は売上だけ見ていると気づけません。人時生産性は粗利を時間で割るため、「稼ぐために余計な時間を使っていないか」を一つの数字で確認できます。利益率の鈍化を感じたら、まず時間あたりの稼ぎを確認することが原因特定の出発点です。

情報システム部門がなくても測れる、採用より先に取り組む価値がある

人時生産性は、専任の分析担当やBIツールがなくても測れる指標です。必要なのは月次の粗利益と総労働時間の2つだけで、どちらも会計ソフトや勤怠記録から取り出せます。複雑な原価計算を最初から組む必要はなく、全社の粗利を全社の総労働時間で割るところから始め、慣れてきたら部門別・工程別に分けていけば十分です。

また、人手不足を感じたとき、採用の前に人時生産性を確認する価値があります。今の時間が十分に利益へ変わっていなければ、人を増やしても一人あたりの効率が下がり、固定費だけが増えるおそれがあります。まず既存の時間の使い方を見直し、利益を生みにくい作業を減らしてから採用を検討すると、投資が無駄になりにくくなります。

人時生産性とは何か—労働生産性・売上高生産性との違い

人時生産性とは、粗利益（付加価値）を総労働時間で割った指標で、「1時間あたりいくらの利益を生んだか」を表します。似た言葉と混同しやすいため、まず定義と違いを整理しておきます。

人時生産性の計算式と見方

人時生産性の計算式は「粗利益 ÷ 総労働時間」です。たとえば月の粗利益が800万円、従業員の総労働時間が4,000時間なら、人時生産性は2,000円となります。これは1時間働くごとに平均2,000円の粗利を生んでいることを意味します。

数値が高いほど、少ない時間で多くの利益を生んでいる状態です。業種により水準は大きく異なるため、他社比較より自社の過去との比較で推移を追うことが実務では役立ちます。

労働生産性・売上高生産性との違い

人時生産性は「時間あたりの粗利」に注目する点が特徴です。労働生産性は一般的には付加価値÷従業員数または総労働時間で算出され、人数を分母にするか時間を分母にするかで軸が異なります。人時生産性は時間ベースで測る点で、人数ベースの労働生産性より稼働の濃淡を捉えやすい指標です。売上高生産性は時間や人数あたりの「売上」を見るため、値引きや外注費が増えても数字が良く見えてしまう場合があります。

利益率の改善を狙うなら、売上ではなく粗利を基準にする人時生産性が実態に近い指標といえます。3つの違いは下表の通りです。

中小企業が粗利を基準にすべき理由

中小企業が生産性を測るなら、売上ではなく粗利を基準にするのが適切です。売上は外注費や仕入れを含むため、業務量が増えても手元に残る利益を反映しにくいからです。

たとえば外注を増やして売上が伸びても、外注費で粗利が削られれば時間あたりの実入りは変わりません。粗利を使う人時生産性なら、こうした「忙しいのに儲からない」状態を数字で見抜けます。限られた人手で利益率を守るうえで、粗利基準の指標は実務に向いています。

人時生産性を計算・測定する実務的な手順

人時生産性の測定は、特別なシステムがなくてもExcelと既存データで始められます。ここでは、情報システム部門がない会社でも月次で追えるようにする手順を4段階で示します。

必要なデータと集め方

測定に必要なのは、月次の粗利益と総労働時間の2つだけです。粗利益は会計ソフトの試算表から「売上総利益」を、総労働時間は勤怠管理の記録から全員の労働時間を合計して取り出します。

どちらもすでに社内にあるデータで、新しいツールの導入は必須ではありません。注意したいのは、パートやアルバイトの時間も漏れなく含めることと、有給や休日を労働時間に数えないことです。集計の前提を毎月そろえておけば、比較できる数字になります。

Excelで月次に追う設定方法

Excelでは、1行に1か月分のデータを並べるだけで十分に運用できます。

1. A列に「年月」、B列に「粗利益」、C列に「総労働時間」の見出しを作る
2. 毎月、確定した粗利益と総労働時間を1行ずつ入力する
3. D列に「=B2/C2」と入力し、人時生産性を自動計算させる
4. D列を折れ線グラフにし、数か月分の推移を見えるようにする

この形にしておけば、入力は月に数分で済みます。推移をグラフで見ると、改善や悪化のタイミングが一目で分かり、打ち手の効果検証にも使えます。

部門別・工程別に分解するコツ

全社の数字に慣れたら、部門別や工程別に分けると改善点が具体的になります。全社平均だけでは、どの業務が足を引っ張っているかまでは見えないためです。

最初から細かく分けようとせず、まず「営業」「製造」「管理」など大きな単位で区切るのがコツです。粗利の配分が難しい場合は、売上構成比などの簡便な基準で按分して構いません。精度を追い込むより、継続して追える粒度を優先すると定着しやすくなります。

人時生産性を上げる3つの改善アプローチ

人時生産性を上げる方法は、大きく3つに整理できます。粗利を増やす、時間を減らす、仕事そのものを組み替える、という方向です。いずれも大がかりな投資を必要とせず、数十名規模の会社から着手できます。

利益を生まない作業を減らす

最初に効果が出やすいのは、利益を生まない作業を減らすことです。集計・転記・報告書作成といった間接業務は時間を使う割に粗利へ直結しにくく、ここを圧縮すると分母の時間が減って人時生産性が上がります。

まず1週間、各自がどの作業に何時間使ったかを書き出すと、削れる作業が見えてきます。繰り返しの手作業や二重入力は、やめる・まとめる・ツールに任せるのいずれかで見直せます。どの作業を社内に残し、どれを外へ出すかの線引きは、外部に任せてよい仕事と、社内に残す仕事の考え方が参考になります。

粗利率の高い仕事に時間を寄せる

次に効くのは、粗利率の高い仕事へ時間を配分することです。同じ労働時間でも、どの案件・商品に時間を使うかで生まれる粗利は変わります。

商品や案件ごとの粗利率を洗い出し、利益率の低い仕事を見直すと、全体の人時生産性が底上げされます。値引き前提の仕事を絞る、利益率の高い商品の提案を増やすといった調整が有効です。顧客ごとの収益性を投資判断に使える形にする考え方は、ユニットエコノミクスを、経営会議の共通言語にするで整理しています。

社長に集中した仕事を仕組みで回す

数十名規模の会社では、営業・集計・問い合わせ対応などが社長に集中しがちです。これらを個人の頑張りで回している状態は、会社全体の時間効率を下げる一因になります。

繰り返し発生する判断や作業は、手順を決めて他の人やツールに任せられる形にすると、社長の時間が事業を伸ばす仕事へ回ります。弊社PrimeXは、実務が経営者自身に集中している会社に対し、どの仕事を任せられるかを整理し、AIで仕組み化する支援を行っています。属人化した業務を仕組みに置き換えることは、人時生産性の継続的な改善につながります。

人時生産性の改善でよくある失敗と対策

最多の失敗は計算して放置すること。数字と打ち手を一組にする運用が定着の鍵です。

数字を出すだけで改善につなげない

最も多い失敗は、人時生産性を計算して満足し、改善行動に結びつけないことです。指標は現状把握の道具であり、算出自体が目的ではありません。

対策として、月次の数値を見る会議の場で「下がった要因は何か」「来月どの作業を減らすか」まで必ず決めると形骸化を防げます。数字と打ち手を一組で扱う運用が定着のカギです。

現場に負担をかけて逆効果になる

時間短縮だけを強く求めると、サービス品質の低下や記録の省略を招き、逆効果になることがあります。数字を良く見せるために労働時間を正確に記録しなくなれば、指標そのものが信用できなくなります。

対策は、時間を「減らす」より利益を生まない作業を「なくす」視点で進めることです。現場に無理を強いるのではなく、やめられる作業を一緒に探す姿勢が、持続する改善につながります。

一度の施策で終わらせてしまう

生産性向上を一度きりのイベントで終わらせると、効果は長続きしません。業務内容も人員も変化するため、改善は継続的な運用として回す必要があります。

月次で数字を確認し、打ち手を試し、結果を見て次を決めるサイクルを小さく回し続けることが大切です。予算や資源の配分も、四半期単位ではなく月次で見直すと変化に追従しやすくなります。この考え方は予算の組み替えは、四半期ではなく月次ででも触れています。

まとめと実装チェックリスト

人時生産性は、粗利益を総労働時間で割るだけで算出でき、情報システム部門がない中小企業でもExcelで月次に追えます。売上ではなく粗利を基準にすることで、「忙しいのに儲からない」状態を数字で見抜ける点が、利益率の頭打ちに悩む会社にとって実務的です。

改善は、利益を生まない作業を減らす・粗利率の高い仕事に時間を寄せる・社長に集中した仕事を仕組みで回す、の順で着手すると効果を感じやすくなります。まずは下のチェックリストで、自社がどこから始められるかを確認してみてください。

投資判断に使うCAC・LTVの整理は、CACとLTVを、投資判断に使える形にするもあわせて参考になります。

よくある質問